Poste de gestionnaire administratif/administrative et accueil

Présentation de la structure

Pacte, Laboratoire de Sciences sociales, est une unité mixte de recherche (UMR 5194) qui a pour tutelles principales UGA et le CNRS et Sciences-Po Grenoble UGA en tutelle associée. Ses membres sont investis dans la construction de langages communs et de connaissances transverses sur les transformations de nos sociétés dans leurs dimensions politiques, territoriales, sociologiques et écologiques. Pacte rassemble la majorité des géographes, politistes, sociologues et urbanistes du site Grenoble Alpes et accueille également des économistes et historiens.

Le laboratoire est structuré autour d’une Direction scientifique et administrative, d’une équipe administrative de soutien à la recherche (Finances, RH, valorisation, communication, informatique…), d’une équipe d’appui à la recherche et de 5 grandes équipes de recherche. Environ 350 personnes travaillent à Pacte dont 126 personnels permanents et 130 Doctorants.

Le poste est intégré à l’équipe de soutien à la recherche avec une dimension polyvalente et transverse.

L’unité est déployée sur une dizaine de sites dont les deux principaux sont le campus universitaire de Grenoble Alpes et l’Institut Universitaire de Géographie Alpine où se situe le poste.

Missions principales

Vous assurez le traitement administratif lié à l’accueil de personnalités extérieures et de chercheurs invités en lien avec les tutelles. Vous assurez divers actes de secrétariat pour le Directoire et avez en charge l’accueil sur le site Cité des Territoires. Vous contribuerez à l’organisation des évènements scientifiques de l’unité.

Activités

• Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de l’unité selon les procédures dédiées
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), français et étrangers
• Instruire les dossiers en vérifiant leur régularité administrative et financière
• Alimenter et mettre à jour des bases de données partagées (suivi des entrants / sortants, de l’attribution de locaux…)
• Assurer le soutien logistique de l’activité (locaux, matériels, fournitures) sur le site IUGA en lien avec les autres sites
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
• Contribuer à l’actualisation des données et informations de l’unité

Vous pouvez être amené à vous déplacer sur le site du campus de St Martin d’Hères pour des réunions.

Compétences

• Savoir organiser et planifier son travail en respectant échéances et délais
• Disposer de qualités relationnelles, savoir communiquer en faisant preuve de pédagogie
• Mise en œuvre des procédures et des règles différentes selon les tutelles
• Connaissances sur le milieu universitaire et de la recherche
• Maitrise de l’anglais - niveau B2 (une seconde langue étrangère serait un plus)
• Maitrise des outils informatiques : traitement de texte, feuille de calcul, powerpoint…
• Connaissance de logiciels spécifiques à l’activité, y compris financiers
• Intérêt et facilités pour le travail en équipe
• Discrétion
• Autonomie
• Réactivité
• Rigueur

Bac à Bac + 2 en lien avec le domaine d’activités : secrétariat, administratif et/ou financier

Une expérience dans la fonction publique serait appréciée.

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